Yêu cầu của người thực hiện công tác văn thư

YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI CÔNG TÁC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ LƯU TRỮ

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác học văn thư lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây.

  • Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư lưu trữ. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản
  • Cần phải có độ chính xác cao:

V ni dung: Nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội quy định.

V nghip v văn thư: Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản …

  • Bí mật: Là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn …
  • Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.

TÌm hiểu nguyên nhân về việc khó kiếm việc làm sau khi ra trường, ngành chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm hiện nay không đủ sức cuộn người giỏi. Không chỉ giảm số lượng thí sinh dự thi, điểm chuẩn vào nhiều ngành sư phạm cũng ở mức bằng sàn. Điều này phần nào tác động tới chất lượng đay (GV) khi ra trường.Có sơ tuyển nhưng lại… du di

Với một chút kiên nhẫn, thận trọng cùng vài phần mềm tương trợ, chúng ta có thể tránh được các lỗi chính tả từ sơ đẳng đến phức tạp.Có rất nhiều vận dụng soát lỗi chính tả miễn phí trên điện thoại sáng dạ và máy tính. Trên điện thoại có các ứng dụng như điển hình Vietspell, Vspell, Tiny Spell, VcatSpell, 3.0, Chính tả copcon 5.03, Vi Check Spelling hoặc các bộ gõ dành cho tiếng Việt như Vietnamese IME, Laban Key,  GoTiengViet 3 Vietnamese input, , Quick Keyboard Việt… Người dùng máy tính cũng có thể dễ dàng soát lỗi chính tả trong khi soạn văn bản Word với phần Spelling & Grammar (đánh vần và ngữ pháp) hoặc cài đặt Add-in rà lỗi chính tả.

Hầu hết các trường tuyển sinh khối ngành sư phạm không đưa ra tiêu chí xét tuyển riêng cho thí sinh vào ngành này để gạn lọc ngay từ đầu những người có đủ năng lực, tố chất trở nên GV. Trường ĐH Sư phạm TP.HCM đã có đặt ra những quy định nhưng cách thức triển khai rất chung chung.Trong thông tin tuyển sinh Trường ĐH Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh ghi rõ về điều kiện dự thi vào các ngành sư phạm là không bị dị tật, không nói ngọng, nói lắp. Về thể hình các thí sinh phải đạt được chiều cao từ 1,55 m trở lên với nam và từ 1,5 m trở lên với nữ. Tuy nhiên, quy định này chỉ được gạn lọc sau khi thí sinh đã trúng tuyển vào trường, khi khám sức khỏe đầu năm. Theo đại diện nhà trường, ở thời khắc này trường chắt lọc sinh viên (SV) về thể hình và soát sơ bộ tâm sinh lý. Với những SV nói không lưu loát hoặc sức khỏe không thông thường, trường phải nhờ đến thẩm định y học để có kết luận rút cuộc. “Dù đã đưa ra quy định nhưng thực tại vẫn có trường hợp không đủ điều kiện thể hình dự thi và trúng tuyển. Nhưng do SV đã trúng tuyển trường mới tiến hành kiểm tra ngoại hình và sức khỏe, bởi vậy trừ trường hợp quá đặc biệt thì còn lại đều du di”, đại diện của nhà trường cho biết.Trường cao đẳng Sư phạm trung ương TP.HCM trước đây cũng từng có quy định về hình thể và tiếng nói đối với tất cả các thí sinh khi tuyển đầu vào sau đó nhưng sau đó lại bỏ. Theo đại diện nhà trường: “Các quy định này đưa ra cũng không có tác dụng nhiều vì thực tiễn những thí sinh nói ngọng cũng không dự thi vào. Hơn nữa, với các ngành sư phạm có tổ chức thi khiếu, thí sinh ép phải đọc diễn cảm, múa hát và trả lời câu hỏi trực tiếp từ ban giám khảo. Quá trình này ngoài soát khiếu còn đánh giá được căn bản giọng nói, ngoại hình và tác phong điệu bộ thí sinh”.Chưa có chuẩn đầu ra về kỹ năng tiếng nóiTheo các SV sư phạm, việc đào tạo ngôn ngữ trong các trường này không khác so với các trường thường nhật. H.T.L, cựu SV ngữ văn Trường ĐH Sư phạm TP.HCM, ham thích: “Bản thân mình từ nhỏ đã thường viết sai chính tả do phát âm vùng miền, sau 4 niên học sư phạm cũng không khá hơn nhiều”.T.L nhấn mạnh do trường không bắt SV khi ra trường phải đạt chuẩn ngôn ngữ nên khi đi dạy vẫn có người nói ngọng, viết sai chính tả.Đại diện Trường ĐH Sư phạm TP.HCM cho biết tất cả các chương trình đào tạo môn chỉnh âm mới chỉ được dạy ở một số ngành sư phạm đặc biệt như: giáo dục tiểu học và đào tạo sư phạm mầm non… Trong các chuẩn đầu ra cần đạt được của SV sư phạm, chưa có chuẩn riêng và cụ thể về kỹ năng tiếng nói tiếng Việt.đổi thay cách thức tuyển sinhMột giảng viên Trường ĐH Sư phạm TP.HCM cho rằng yêu cầu rèn về chính tả cho sinh viên trong chương trình ĐH rất khó mà cần có sự ráng ngay từ bậc phổ biến. Tuy nhiên, nếu có sự điều chỉnh cách tuyển sinh đầu vào theo hướng chắt lọc kiểm tra tiếng nói ban đầu, phối hợp với đổi thay hình thức rà đánh giá trong chương trình đào tạo hệ đại học sẽ giải quyết được vấn đề này.Thạc sĩ Nguyễn Nguyên Bình, Phó hiệu trưởng Trường CĐ Sư phạm trung ương TP.HCM, đề xuất nên tiến hành rà soát bước đầu những đề nghị cần thiết với cha như: giọng nói, hình thể, chữ viết… rưa rứa, thạc sĩ Lê Ngọc Tứ (Phòng Đào tạo Trường ĐH Sư phạm TP.HCM) cũng cho rằng bên cạnh kiến thức văn hóa và khiếu, các ngành sư phạm cần có thêm một buổi rà soát riêng ưng chuẩn hình thức phỏng vấn.Đây cũng là cách thức tuyển sinh mà hầu như các Trường đại học  Sư phạm kỹ thuật TP.HCM đang áp dụng với các ngành sư phạm. PGS-TS Đỗ Văn Dũng, Hiệu trưởng nhà trường đại học sư phạm, cho biết: “Có những thí sinh yêu thích ngành sư phạm, thi đạt điểm cao nhưng không có khả năng ăn nói, cách truyền đạt tri thức không tốt sẽ dẫn đến hiệu quả giảng dạy không cao. bởi thế, trường đã quyết định đổi mới hình thức tuyển sinh từ bậc tuyển sinh trực tiếp đưa ra bằng kết quả thi sang quá trình chắt lọc phỏng vấn với các ngành sư phạm trong những năm gần đây”.

“Các em đã phản ảnh một vấn đề mà tôi nghĩ là rất lớn hiện giờ, đó là sự thuần khiết của tiếng Việt. Đúng là hiện có rất nhiều trẻ nít và thanh niên nói ngọng, nói sai chính tả. Phải nói đây là những hiện tượng rất phổ biến hiện nay. Thậm chí, phát thanh viên ở những đài lớn cũng nói ngọng rất nhiều”.

(Trích ý kiến của bà Nguyễn Thị Quyết Tâm, Phó bí thư Thành ủy, Chủ tịch HĐND TP.HCM, trong chương trình Lãnh đạo TP.HCM gặp gỡ thiếu nhi năm 2016)

“Phải nắm lệ luật về chính tả”Sai chính tả là lỗi khá phổ thông của SV sư phạm hiện giờ. Để hạn chế thực trạng này, GV cần nắm một số luật lệ chính tả như quy tắc viết hoa, cách viết tắt, luật lệ ghi thanh điệu. ngoại giả phải biết một số cách thức chữa các lỗi bình thường về chính tả như lỗi về dấu câu, lỗi về vấn đề  vần, lỗi về phụ âm đầu và một số “mẹo” chữa lỗi đơn giản, chẳng hạn dấu ngã ứng dụng cho từ Hán Việt có phụ âm đầu là nh m, n, ng, v, l, d,…

“Điểm đầu vào phải đạt điểm cao”Ở Phần Lan, để trở thành một giáo viên, ứng viên phải gắng để thỏa mãn rất nhiều tiêu chuẩn. trước nhất, SV ngành nghiệp vụ sư phạm có tổng điểm thi đầu vào hệ đại học ĐH cao hơn các ngành y và luật. Sau khi tốt nghiệp ĐH, những cử nhân này phải tiếp học hoàn thành phẳng phiu thạc sĩ thì mới có thể dự đứng lớp.Hoàng Thục Nhi

Như Lịch – Trần Ngọc Tuấn – Bích Thanh (ghi)

  1. Những kiến thức chuyên môn cần có của một nhân viên hành chính văn thư:

Những người công tác tại vị trí hành hính văn thư cần có các kỹ năng chuyên môn như:

  • Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao
  • Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
  • Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác
  • Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại
  1. Các kỹ năng quản lý cần có

  • Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
  • Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
  • Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý
  1. Kỹ năng giao tiếp cần có

  • Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
  • Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
  • Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức
  • Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế mình
  • Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
  • Có khả năng nhớ chính xác, các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, địa dư, số liệu
  • Cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
  • Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc
  • Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
  1. Kỹ năng vi tính, tin học

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là phải giỏi về các kỹ năng như những chuyên gia. Nhưng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời…

  1. Khả năng nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin. Vậy người đảm nhận công việc này phải là những người khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Phải nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và giải quyết vẫn đề đó sao cho hợp lý nhất

6.Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

Facebook Comments

Keywords: , , , ,