Yêu Cầu Của Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Hiện Nay

NI DUNG VÀ YÊU CU CA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TR HIN NAY

NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 

Công tác văn thư lưu trữ bao gồm những nội dung dưới đây:

1.      Son tho và ban hành văn bn

  • Thảo văn bản
  • Duyệt văn bản
  • Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản
  • Ký văn bản

2. Qun lý văn bn và các tài liu khác hình thành trong quá trình hot đng ca các cơ quan, t chc

  • Quản lý văn bản đi
  • Quản lý và giải quyết văn bản đến
  • Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

3. Qun lý và s dng con du

  • Các loại con dấu
  • Bảo quản con dấu
  • Sử dụng con dấu

YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

  1.  Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan

  1. Chính xác

  • Chính xác về nội dung của văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

  • Chính xác về mặt thể thức văn bản:

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

  • Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản …

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

  1. Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội

  1. Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư

Công việc của một người công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo, duyệt kỹ ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ  … những công việc này gắn liền với người làm nghề văn thư hành chính.

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

 

Facebook Comments