Các Phương Pháp Lưu Trữ Hồ Sơ

CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TR H SƠ ĐI VI NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG

 

1.Lưu theo vn, mu t

Sử dụng cho hồ sơ tên

  • Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tài liệu theo ngày, tháng từ gần đến xa nhất
  • Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tài liệu theo các vẫn mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu
  • Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn
  • Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt

Hồ sơ theo chủ đề:

  • Tên chủ đề cần đặt cụ thể
  • Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
  • Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
  • Sử dụng các công cụ hỗ trợ như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính)
  • Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính
  • Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề gây khó khăn cho tìm kiếm

Hồ sơ theo địa danh

  • Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề
  • Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm
  1. Lưu theo s, mã s

  • Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số
  • Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên
  • Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dung kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó
  1. Phương tin và thiết b lưu tr

  • Phương tiện giấy: tủ, kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở, tử kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ
  • Phương tiện điện tử: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim
  • Vât dụng bổ trợ: nhẵn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ
  • Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng những vật dụng tìm kiếm nào thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân
  1. Sp xếp h sơ theo s và theo thi gian

  • Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số
  • Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc
  • Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa
  1. Sp xếp h sơ theo trình t thi gian

  • Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày, tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày, tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh
  • Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ
  • Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp nhân loại khác.
  1. Sp xếp h sơ theo vn, mu t

  • Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia
  • Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này
  1. Sp xếp h sơ theo ch đ

Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn

  1. Sp xếp h sơ theo đa lý

  • Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố … cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự
  • Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan

 

 

Facebook Comments

Keywords: , , ,