Cách Bảo Quản Tài Liệu Tốt Nhất

CÁCH BO QUN TÀI LIU TT NHT PHC V CHO CỘNG TÁC VĂN THƯ LƯU TR

Công việc đau đầu nhất của một nhân viên hành chính văn phòng hiện nay là công tác văn thư lưu trữ chưa được thực hiện một cách có hiệu quả. Công tác văn thư tại chưa đáp ứng được yêu cầu của người quản lý, công tác lưu trữ đang trở lên khá rắc rối. Vậy tham gia khóa học văn thư lưu trữ – hành chính văn phòng, các bạn sẽ được đào tạo tốt nhất những kiến thức liên quan đến chuyên môn của mình. Dưới đây trung tâm xin giới thiệu một số các bảo quản tài liệu tốt nhất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ

KHO BO QUN

  1. Đa đim xây kho

Địa điểm xây kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Ở nơi khô ráo;
  • Có môi trường không khí trong sạchl
  • Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao
  • Thuận lợi cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
  1. Quy mô kho

  • Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số liệu hiện có kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng 15 – 20 năm sau
  • Đơn vị tính là mét giá hoặc kilomet giá. Kho lưu trữ cần có các laoij phòng kho khác nhau để đáp ứng yêu cầu và chế độ bảo quản khác nhau của từng loại hình tài liệu
  1. Mt bng và hướng nhà kho

  • Ngoài các phòng kho để bảo quản tài liệu, kho lưu trữ cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý, hành chính, phục vụ …
  • Nếu chỉ có một đơn nguyên, thì cấc phòng làm việc trở lên để ở tầng dưới, các phòng kho bảo quản tài liệu nên để ở tầng trên. Nếu là hai đơn nguyên, thì các phòng làm việc nghiệp vụ và các kho bảo quản là một đơn nguyên, còn các phòng để phục vụ khách đến sử dụng tài liệu và các phòng làm việc khác là một đơn nguyên. Hai đơn nguyên này bố trí thành hình chữ T hoặc L, nối thông với nhau bằng nhà cầu có mái
  • Hướng nhà kho nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm cửa sổ
  1. Din tích các phòng kho

  • Diện tích mỗi phòng kho bao gồm: diện tích kê các giá bảo quản tài liệu, diện tích lối đi giữ các hàng giá lối đi đầu gia, lối đi chính trong kho
  • Mỗi phòng kho không rộng quá 200 met vuông

  1. Li đi

  • Lối đi giữa các hàng giá: 0m70 – 0m80, lối đi đầu giá: 0m40 – 0m60, lối đi chính trong kho: 1m20 – 1m50, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0m80 – 1m20
  • Lối đi trong kho phải bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy
  1. Tường kho

  • Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 4h có cháy)
  • Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa
  • Tường của kho có lắp đặt máy điều hòa không khí phải xây 2 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt
  1. Ca kho

  • Cửa kho phải chắc chắn, có khóa tốt
  • Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ trong ra ngoài
  • Cửa kho có đặt máy điều hòa, chỉ làm một cách, có 2 lớp, ở giữa có vật cách ẩm, cách nhiệt
  • Cửa sổ của kho phải đảm bảo chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho
  • Không nên thiết kế quá nhiều cửa sổ
  1. Chiu cao kho

  • Mỗi tầng kho cao 2m80, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác
  • Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1m80, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m00 (mái 2 lớp)
  1. Ti trng sàn kho

  • sàn kho phải thiết kế có tải trọng: 850 – 1000kg/m2
  • Sàn kho dùng giá com-păc có tải trọng: 1.200 kg/m2
  1. H thng đin trong kho:

Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cap chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp

  11. H thng nước ca kho:

Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thông cấp nước phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước … Không đăt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản tài liệu

Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường

12. Chế đ nhit đđ m

Trong kho tài iệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt độ – độ ẩm 24h trong 1 ngày đêm:

  • Nhiệt độ: Trung bình khoảng trên dưới 20oC
  • Độ ẩm: Trung bình khoảng trên dưới 50%
  1. Chế đ ánh sáng

  • Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Các cửa sổ cần có rèm che màu đậm. Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho
  • Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15 – 25 lux, ở phòng đọc là 100lux
  1. Chế đ thông gió

  • Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây
  • Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1 – 8 lần thể tích trong kho 1 giờ
  • Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần ccair tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện, nước …

II TRANG THIT B BO QUN

  1. Phương tin bo qun

  • Phương tiện chủ yếu dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu. Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn
  • Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com – pắc
  1. Dng c đo nhit đđ m

  • Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm tại trung tâm của phòng
  • Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho
  • Thời xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó
  1. Qut thông gió

  • Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường
  • Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó
  1. Máy hút m, máy điu hòa không khí

  • Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho và vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ, độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó
  • Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục 24/24h trong 1 ngày đêm

    5 Thiết b phòng cháy

  • Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu
  • Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước… vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu
  • Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cacbon
  1. Dng c làm v sinh tài liu

Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bùi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác

III. T CHC TÀI LIU TRONG KHO

  1. X lý tài liu trước khi nhp kho

  • Tài liệu trwocs khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
  • Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp, trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm
  1. Xếp tài liu lên giá

  • Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của sổ lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp qua mặt vào giá
  • Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong theo hướng của người đi từ cửa vào kho
  1. Lp sơ đ giá trong kho

Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các phông trữ trong kho

  1. Đưa tài liu ra s dng

  • Khi đưa taaif liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa lý vật chết của tài liệu. Những tài liệu biij hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc
  • Tại phòng đọc, phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu
  1. Kim tra tài liu trong kho

  • Hàng nă phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu
  • Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản bao bảo hiểm

CÁC BIN PHÁP K THUT BO QUN

  1. Chng m

Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:

  • Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 15oC. Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc , ánh sáng … lọt thêm vào kho
  • Dùng hóa cht hút m: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2 – 3 gram đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sấy khô ở 130oC trong 6h rồi dùng lại
  • Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24h trong 1 ngày đêm
  1. Chng nm mc

  • Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quyets chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ – độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu
  • Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dung các biện pháp chống nấm mốc
  • Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh,sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm
  • Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu
  1. Chng côn trùng

Để đề phòng chống côn trùng xuất hiện trong kho phải áp dụng các biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản và kho tàng; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho (2 năm 1 lần)

Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí;

Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cho phép và hướng dẫn sử dụng

  1. Chng mi

  • Việc phòng chống mối được đề ra và tiến hành ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ
  • Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu … phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn và lâu dài
  1. Chng chut

  • Phải hạn chế đến mức tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho (lưu ý các đường ống, đường xống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi …)
  • Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu
  • Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn

 

 

 

Facebook Comments

Keywords: , ,

Bài viết trước đó Khóa Học Quản Trị Kinh Doanh
Bài viết sau đó Du Học Đài Loan. Phí Rẻ